Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT

TITRY ry
0206118-1
Taninkatu 8
33400 Tampere
+358 45 2688 201
info@titry.com

REKISTERIN NIMI

TITRY ry:n asiakasrekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimuksen toteuttamiseen liittyvä tarve (§6/1b). Rekisterin käyttötarkoitus on TITRY ry:n asiakassuhteiden hallinnointi, mukaan lukien laskutus.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin tallennetaan asiakkaasta seuraavia tietoja:

  • yrityksen nimi ja y-tunnus
  • yhteyshenkilön tiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • laskutusosoite ja toimitusosoite
  • muu asiakastieto: toimitukset, laskutus, reklamaatiot, takuuasiat ja muut kaupalliset tiedot.
  • Henkilöasiakkaista rekisteriin tallennetaan nimi, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero ja osoite.

Asiakasrekisteri ei sisällä tietosuojalain mukaisia arkaluonteisia tietoja.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterissä olevat tiedot kerätään asiakasyritykseltä ja/tai yhteyshenkilöiltä tai henkilöasiakkaalta asiakassuhteen aikana.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

TITRY ry käyttää tiettyjä asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja (organisaation ja yhteyshenkilön nimi sekä sähköpostiosoite) rekisteröidyn nimenomaisela suostumuksella sähköisessä tiedotuksessa ja markkinoinnissa, joka tapahtuu MailChimp-palvelun kautta.

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

TITRY ry käyttää sähköisessä tiedotuksessa ja markkinoinnissa yhdysvaltalaista MailChimp-palvelua. TITRY ry:n asiakasyritysten yhteyshenkilöiden yhteystiedot sijaitsevat palvelimella EU:n ulkopuolella. Alihankkija on huolehtinut tietoturvasta asianmukaisella tavalla.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

TITRY ry ottaa asiakasrekisterin suojauksessa huomioon teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset. Henkilötietojen käsittelyn turvaamiseksi käytetään seuraavia suojatoimia:

  • Digitaalinen aineisto on suojattu palomuurein ja muin teknisin keinoin. Aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot. Aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.
  • Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti.
  • Rekisteriin on pääsy vain ennalta määritellyillä rekisterinpitäjän edustajilla. Rekisteritietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia ja tietosuoja-asioihin perehdytettyjä.

TIETOJEN SÄILYTYS- JA POISTAMISAJAT

Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin se asiakassuhteen hoitamiseksi on tarpeellista ja poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista käsittelyperustetta. Liiketapahtumia koskevaa kirjanpitoa säilytetään lain edellyttämät määräajat. Rekisterin sisältö käydään läpi vuosittain, ja henkilötietoja sisältävät dokumentit poistetaan arkistosta, kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista käsittelyperustetta.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Asiakasrekisteriin rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus

  • tietää, kuinka hänen tietojaan käsitellään;
  • nähdä, oikaista ja poistaa (tietyin rajoituksin) itseään koskevia tietoja;
  • saada itseään koskevat tiedot ja siirtää ne toiseen rekisteriin;
  • vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia;
  • tietää tietoturvaloukkauksista sekä
  • oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän kokee oikeuksiaan loukatun.

Kaikki asiakasrekisteriin liittyvät tietopyynnöt tulee esittää suoraan TITRY ry:lle. TITRY ry on laatinut rekisteröidyn oikeuksista laajemman dokumentin, joka on kaikkien asiakasrekisteriin rekisteröityjen saatavilla.

TIETOTURVALOUKKAUKSISTA ILMOITTAMINEN

Rekisterinpitäjä ilmoittaa havaitusta tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä ja valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa mikäli katsotaan, että loukkauksesta saattaa aiheutua rekisteröidylle merkittävää haittaa.